Електронна ТТН: правила використання та складання

За матеріалами видання

Інтерактивна бухгалтерія

З 12 липня ТТН можна складати в електронному вигляді. Тобто це альтернатива паперовим варіантам. Хоча зовсім без паперу не обійтися. Тож, про деталі використання та заповнення електронної ТТН читайте далі.

Мінінфраструктури наказом від 03.06.2019 р. № 413 вніс зміни до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Мінтрансу від 14.10.1997 р. № 363(далі — Правила перевезень вантажів). Оновлено форму ТТН і прописано можливість та правила використання ТТН, складених в електронній формі (далі — е-ТТН).

Коли використовують ТТН

Передусім нагадаємо, що ТТН використовують під час перевезення вантажу автомобільним транспортом на договірних засадах, тобто коли надають послугу з перевезення вантажу.

ТТН — єдиний для всіх учасників транспортного процесу документ, призначений для обліку ТМЦ на шляху їх переміщення, розрахунків за перевезення вантажу й обліку виконаної роботи, та є одним із документів, який можуть використовувати для списання ТМЦ, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, що може бути складений у паперовій та/або електронній формі й має містити обов’язкові реквізити, передбачені Правилами перевезень вантажів (гл. 1 цих Правил).

Про особливості використання загальної ТТН ми розповідали у статті «Товарно-транспортна накладна: порядок заповнення в деталях» (№ 132/2019).

Наголошуємо: для тих вантажів, для яких передбачено спецТТН (наприклад, спирт, алкогольні напої, нафтопродукти, хліб, молоко тощо), діють свої форми та правила. Обговорювана форма «загальної» ТТН із Правил перевезень вантажів діє у випадках, коли мовимо не про спецперевезення.

Саме для зменшення паперової роботи, оперативності обміну документами та вирішення проблеми загублених у дорозі документів як альтернативу «загальній» ТТН і запровадили можливість використовувати електронну форму ТТН.

Електронна ТТН — право чи обов’язок?

Використання електронної форми ТТН — це право (можливість), а не обов’язок. Тобто, як і раніше, можна оформлювати паперові ТТН, а можна вдатися до електронних. Аргументуймо щойно сказане: у гл. 1 Правил перевезень вантажів чітко прописано, що ТТН — це документ, який «може бути складений у паперовій та/або електронній формі та має містити обов’язкові реквізити, передбачені цими Правилами».

З якої дати можна використовувати е-ТТН?

Електронну форму можна використовувати з 12 липня 2019 року. Саме із цієї дати набрали чинності зміни в Правила перевезень вантажів (див. наказ Мінінфраструктури від 03.06.2019 р. № 413, опубліковано в «Офіційному віснику України» за 12.07.2019 р. № 52), у яких і прописано особливості складання е-ТТН.

Яка форма е-ТТН

За наповненням вона така сама, як і форма з додатка 7 Правил перевезень вантажів (форма № 1-ТН) (до речі, її викладено в новій редакції — див. згадану вже статтю «Товарно-транспортна накладна: порядок заповнення в деталях» (№ 132/2019)).

Сторони можуть унести до ТТН будь-яку іншу інформацію, яку вони вважають за потрібну (п. 11.1 Правил перевезень вантажів).

Зверніть увагу: як паперова, так і е-ТТН може бути складена за іншою формою. Головне, аби в ній була така інформація (п. 11.1 Правил перевезень вантажів):

• назва документа;
• дата й місце складання цього документа (важливо: згідно із Законом про бухоблік (ст. 9) «місце складання» уже не є обов’язковим реквізитом первинного документа, та й у типовій формі № 1-ТН із додатка 7 до Правил перевезень вантажів немає серед реквізитів місця складання, одначе якщо ви складете ТТН за власною формою, то його волітимуть бачити);
• найменування (прізвище, ім’я, по батькові) перевізника та/або експедитора, замовника, вантажовідправника, вантажоодержувача;
• найменування та кількість вантажу, його основні характеристики й ознаки, які надають можливість однозначно ідентифікувати цей вантаж;
• автомобіль (марка, модель, тип, реєстраційний номер), причіп/напівпричіп (марка, модель, тип, реєстраційний номер);
• пункти навантаження та розвантаження із зазначенням повної адреси;
• посади, прізвища та підписи відповідальних осіб вантажовідправника, вантажоодержувача, водія та/або експедитора.

У тих випадках, коли в ТТН немає можливості зазначити всі найменування вантажу (хоча в е-ТТН важко уявити проблему з відображенням усього найменування вантажу, та все ж…), до такої накладної замовник долучає документ довільної форми з обов’язковим зазначенням відомостей про вантаж (графи 1–10 ТТН). У цих випадках у ТТН указують, що до неї додають як товарний розділ документ у паперовій чи електронній формі, без якого товарно-транспортну накладну вважають недійсною та її не можуть використовувати для розрахунків із замовником.

Спеціальних вимог саме до електронної форми ТТН не встановлено.

Особливості оформлення е-ТТН

Про правила оформлення ТТН читайте у статті «Товарно-транспортна накладна: порядок заповнення в деталях» (№ 132/2019).

А зараз сконцентруймо увагу лише на особливостях електронної форми.

Хто виписує. У разі використання електронної форми е-ТТН оформлює вантажовідправник (як і під час складання паперової, тобто відмінностей у відповідальній особі немає).

Підпис. Е-ТТН підписують за допомогою електронного підпису водія та/або експедитора, відповідальних осіб вантажовідправника, вантажоодержувача (п. 11.1 Правил перевезень вантажів).

Паперовий примірник. У разі використання е-ТТН замовник (вантажовідправник) друкує, підписує та надає водієві (експедиторові перевізника) в одному примірнику паперову копію е-ТТН відповідно до вимог Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг». Це потрібно для пред’явлення особам, уповноваженим здійснювати контроль на автомобільному транспорті й у сфері безпеки дорожнього руху (п. 11.5 Правил перевезень вантажів).

Водій (експедитор перевізника) ставить свій підпис на паперовій копії е-ТТН про прийняття ним вантажу для перевезення.

Тож, навіть коли використовуємо е-ТТН, необхідно в одному примірнику мати роздруковану паперову копію такої ТТН із підписами вантажовідправника та перевізника (водія чи експедитора).

Фактично е-ТТН позбавляє потреби друкувати 3–4 і більшу кількість примірників ТТН для кожного вантажоодержувача. Звісно ж, якщо сторони погодили використання електронної форми.

Супровідні документи. Залежно від виду вантажу та його специфічних властивостей до основних документів долучають інші (сертифікати, свідоцтва тощо), що визначається правилами перевезень указаних вантажів у паперовому та/або електронному вигляді.

Важливо: у разі оформлення е-ТТН супровідні документи також слід додавати в електронній формі. У разі оформлення ТТН у паперовій формі супровідні документи необхідно додавати в паперовій формі за підписом відповідальних осіб (п. 11.1 Правил перевезень вантажів).

У разі перевантаження. У разі перевантаження вантажу в процесі перевезення на інший автомобіль необхідно складати акт довільної форми в паперовому або електронному вигляді, у якому обов’язково зазначають (п. 11.8 Правил перевезень вантажів):

• повне найменування, місцезнаходження (для юросіб) або прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання (для фізосіб-підприємців) власника транспортного засобу, який прийняв вантаж;
• прізвище, ім’я, по батькові водія, який прийняв вантаж;
• реєстраційний номер транспортного засобу перевізника, який прийняв вантаж;
• реєстраційний номер транспортного засобу перевізника, який здав вантаж.

Акт складають у двох примірниках, які підписують представники (водії) обох перевізників (по одному — для кожного), проставляючи особисті підписи або електронні підписи.

Зберігання е-ТТН. Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання, знищення е-ТТН здійснюють відповідно до Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV, «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII.

Засоби, що використовують для реєстрації та обробки даних е-ТТН, мають відповідати вимогам Закону України «Про технічні регламенти та оцінку відповідності» від 15.01.2015 р. № 124-VIII та забезпечувати захист інформації згідно із Законами України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 р. № 2297-VI, «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах» від 05.07.1994 р. № 80/94-ВР (п. 11.3 Правил перевезень вантажів).

Тобто для е-ТТН діють загальні вимоги до зберігання електронних документів.

Пошкодження чи зіпсуття вантажу, розбіжності. У разі зіпсуття або пошкодження вантажу, а також у випадку розбіжностей між перевізником і вантажовідправником (вантажоодержувачем) обставини, які можуть слугувати підставою для матеріальної відповідальності, оформлюють актом, що може бути складений у паперовому абоелектронному вигляді, за формою з додатка 4 Правил перевезень вантажів.