Як оформлювати працівників на роботу у філію

За матеріалами видання

Інтерактивна бухгалтерія

Передусім згадаймо, що філія — відокремлений підрозділ юрособи, який розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій. Таке визначення містить ч. 1 ст. 95 ЦКУ та ч. 4 ст. 64 ГКУ. Тобто філії не є юрособами.

Своєю чергою, роботодавець — юрособа (підприємство, установа, організація) або ФОП, яка в межах трудових відносин використовує працю фізосіб (ч. 1 ст. 1 Закону України «Про організації роботодавців, їх об’єднання, права і гарантії їх діяльності» від 22.06.2012 р. № 5026-VI).

Тим часом трудовим договором є угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або вповноваженим ним органом (ч. 1 ст. 21 КЗпП).

Тож, трудові відносини виникають між юрособою (головним підприємством, установою чи організацією) і найманим працівником, а не між філією та працівником.

Керівник юрособи може вповноважувати керівника її філії приймати й звільняти працівників, формувати штатний розпис, затверджувати правила внутрішнього трудового розпорядку, вести кадрову документацію філії тощо. Усе це прописують у Положенні про філії. Зокрема, які розділи містить останнє, читайте у статті «Положення про філію: головне».

Усе викладене вище обумовлює й особливості прийняття/звільнення працівників філії та решту кадрових аспектів.

Водночас у Положенні про філію можуть закріплювати право керівника філії:

• затверджувати самостійно або за погодженням із головним підприємством положення про функціональні структурні підрозділи, посадові інструкції працівників, штатний розпис;
• відповідно до умов колективного договору, Положення про оплату праці, Положення про преміювання працівників головного підприємства та в межах фонду оплати праці філії встановлювати працівникам філії конкретні розміри тарифних ставок і посадових окладів, доплат, надбавок, премій;
• приймати і звільняти з роботи працівників філії.

Саме про цей випадок наразі й поговоримо, розглянувши кожен з етапів прийняття на роботу та звільнення працівника.

Заява, трудовий договір і наказ про прийняття на роботу

Звісно, насамперед усе залежить від обсягу повноважень, наданих керівникові філії головним підприємством. Але якщо керівник філії наділений правом самостійно приймати/звільняти працівників, то заяву вони пишуть на ім’я керівника філії підприємства. Останній фігуруватиме в трудовому договорі (хоча діятиме від імені головного підприємства згідно з Положенням про філію, а стороною трудового договору буде головне підприємство) та видаватиме наказ під час прийняття на роботу.

Утім, може бути виняток, коли за посадами керівника філії та його заступників їх призначає керівник головного підприємства. Філії можуть відвести роль підготовки проектів наказу та трудового договору про прийняття на роботу, який підписує керівник головного підприємства.

Повідомлення ДФС про прийняття на роботу

У постанові КМУ від 17.06.2015 р. № 413, якою затверджена форма Повідомлення, зазначено: його подають до територіальних органів податкової за місцем обліку підприємства, установи, організації як платника ЄСВ.

Філія може обліковуватися в органах ДПС як платник ЄСВ (п. 8 р. ІІ Порядку обліку платників єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 24.11.2014 р. № 1162). Це відбувається в разі прийняття юрособою рішення про виділення філії на окремий баланс і перехід до самостійного ведення нею розрахунків із застрахованими особами.

У такому випадку виникає обов’язок із самостійного формування та подання філією Повідомлення про прийняття на роботу до органу ДПС. Детальніше про це читайте у статті «Повідомлення про прийняття на роботу у філії та відділення».

Фактичний допуск до роботи

Слід зважати на те, що відповідно до ст. 29 КЗпП власник або вповноважений ним орган до початку роботи за укладеним трудовим договором зобов’язаний:

• роз’яснити працівникові його права й обов’язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він трудитиметься, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунено, і можливі наслідки їх впливу на здоров’я, його права на пільги й компенсації за роботу в таких умовах згідно із чинним законодавством і колективним договором;
• ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;
• визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;
• провести інструктаж працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони.

Певна річ, усе перелічене вище роблять за місцем розташування філії, адже саме там буде робоче місце працівника. Тож, доцільно керівникові філії вповноважити працівника філії, який буде відповідальним за інформування працівника за всіма цими позиціями з веденням спеціальних для цього журналів.

Записи в трудовій книжці та кадрова документація

Якщо філія вповноважена самостійно приймати/звільняти працівників, то керівник філії має доручити одному з працівників філії вести трудові книжки та кадрову документацію працівників філії.

На підставі наказу про прийняття на роботу до філії до трудової книжки в графу 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишуть повне найменування підприємства, тобто головного підприємства. Під ним у графі 1 ставлять порядковий номер запису, який уносять, а в графі 2 зазначають дату прийняття на роботу. До графи 3 уписують: прийнятий до філії (її повну назву), а також указують роботу, професію чи посади прийнятого працівника та присвоєний розряд (за наявності). Такий алгоритм зазначено в п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58.

Водночас заповнюють особову картку працівника (типова форма № П-2), затверджену наказом Держкомстату та Міноборони України від 25.12.2009 р. № 495/656, на підставі поданих працівником відповідних документів.

Звільнення з роботи й остаточний розрахунок

Для працівників філії діють загальні підстави для звільнення, визначені ст.ст. 36–41 КЗпП. Але можуть бути винятки для окремих підстав звільнення, особливо керівників філій, коли рішення про звільнення приймає головне підприємство.

Візує заяви про звільнення та підписує накази про звільнення керівник філії, якщо Положенням про філію він уповноважений це вчиняти. А працівник філії вносить записи про звільнення до трудової книжки та видає її працівникові.

Якщо філія самостійно здійснювала розрахунки з працівниками, то вона має виконати покладені на неї обов’язки згідно зі ст. 116 КЗпП і виплатити працівникові всі належні йому суми заробітку.

Трудові штрафи

Хоча інспектори праці мають цілковите право перевіряти, як забезпечуються права працівників філій, проте накласти трудові штрафи згідно із ч. 2 ст. 265 КЗпП на філії вони не можуть. Адже суди скасовують такі штрафи, зазначаючи, що філія не є юрособою, тому не може нести відповідальність, передбачену ч. 2 ст. 265 КЗпП.

Якщо філія не наділена правом приймати на роботу працівників

Дійсно, таке можливо, якщо кількість персоналу філії становить декілька чоловік, навіть попри те, що вона може бути розташовувана в сусідньому населеному пункті.

За таких обставин керівник філії не наділений повноваженням із приймання та звільнення працівників, а філію не обліковують в органах ДПС як платника ЄСВ. Тоді всі кадрові оформлення — від заяв, наказів про прийняття на роботу, повідомлень ДФС про прийняття на роботу до ведення трудових книжок і здійснення розрахунків із працівниками — бере на себе служба персоналу головного підприємства. А працівник зі своїми документами звертається до головного підприємства та проводить там своє оформлення на роботу. Єдиний виняток: ознайомити працівника з його робочим місцем і провести інструктаж мають за місцем роботи — у філії. Зробити це може керівник філії.