Обов’язкова інвентаризація: випадки, строки й обсяги її проведення

Про те, що інвентаризацію активів і зобов’язань необхідно проводити перед складанням річної фінзвітності, знають, мабуть, усі бухгалтери. Утім це не єдиний випадок, коли така облікова процедура є обов’язковою. Наразі розповімо, у яких іще випадках без інвентаризації не обійтися. А також з’ясуймо строки й обсяги її проведення. 

Коли йдеться про обов’язкову інвентаризацію, на думку передусім спадає на думку проведення суцільної інвентаризації перед складанням річної фінзвітності.

Пригадаймо: суцільна інвентаризація охоплює всі види активів і зобов’язань підприємства незалежно від їх місцезнаходження, у т.ч. предмети, що передані в прокат, оренду чи перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, у ремонті, запасі або резерві незалежно від технічного стану. До того ж такій інвентаризації підлягають активи й зобов’язання, які обліковуються на позабалансових рахунках, зокрема, цінності, що не належать підприємству, але тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні чи на зберіганні (об’єкти оперативної (операційної) оренди основних засобів, матеріальні цінності на/у відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі), умовні активи й зобов’язання (непередбачені активи та зобов’язання) підприємства (застави, гарантії, зобов’язання тощо), бланки документів суворої звітності, інші активи (п. 6 р. 1 Положення № 879).

Обов’язковою річну інвентаризацію називають абз. 2 п. 7 р. І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879 (далі — Положення № 879), та п. 12 Порядку подання фінансової звітності, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2000 р. № 419 (далі — Постанова № 419). Про строки й обсяги її проведення читайте у статті «Щорічна інвентаризація активів і зобов’язань: від документування до відображення результатів в обліку» газети № 224/2018.

Водночас українське законодавство вимагає проводити інвентаризацію і в інших випадках. Розгляньмо найпоширеніші з них.

Зміна матеріально відповідальної особи

Сигналом для проведення інвентаризації є зміна матеріально відповідальних осіб. До таких належать працівники:

• що обіймають посади, які прописані в Переліку посад і робіт, які заміщуються чи виконуються робітниками, із якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, що були передані їм для збереження, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування в процесі виробництва, затвердженому постановою Держкомпраці СРСР, Секретаріату ВЦРПС від 28.12.1977 р. № 447/24,

та

• з якими укладено договір про повну матеріальну відповідальність.

Своєю чергою, без інвентаризації не обійтися в разі зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) понад половини його членів або на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади) при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності.

Проводять такі інвентаризації на день приймання-передання справ в обсязі активів, які перебувають на відповідальному зберіганні (п. 12 Постанови № 419; абз. 4 п. 7 р. І Положення № 879).

Крадіжка, зловживання або псування цінностей

У разі якщо на підприємстві, в установі чи організації відбулася крадіжка чи зловживання або зіпсувалися цінності, то підтвердити такі факти слід, зокрема, інвентаризаційними документами. У таких випадках інвентаризацію проводять на день установлення факту крадіжки, зловживання чи псування цінностей (п. 12 Постанови № 419, абз. 5 п. 7 р. І Положення № 879). Тим часом обсяги її проведення визначає керівник підприємства, установи чи організації.

За результатами такої інвентаризації проводять списання в обліку викрадених і/або зіпсованих ТМЦ.

Інвентаризація за судовим рішенням або з ініціативи контролюючих органів

Зобов’язати підприємство провести інвентаризацію можуть через суд. А також на підставі належним чином оформленого документа органу, який відповідно до закону має право вимагати проведення такої інвентаризації. До речі, у цих випадках інвентаризація має розпочатися у строк та в обсязі, які зазначені в належним чином оформленому документі цих органів, що містять таку вимогу, але не раніше дня отримання підприємством відповідного документа (абз. 7 п. 7 р. І Положення № 879).

Про які ж держоргани йдеться?

Вимагати проведення інвентаризації вправі податківці, зважаючи на пп. 20.1.9 ПКУ. Так, в останньому прописано, що контролери мають право:

«…вимагати під час проведення перевірок від платників податків, що перевіряються, проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, зняття залишків товарно-матеріальних цінностей, готівки».

Зауважте: податківці можуть ініціювати проведення інвентаризації лише під час здійснення перевірок. Про такі інвентаризації читайте у статті «Інвентаризація за ініціативою податківців: коли та як її проводять» газети № 156/2018.

До того ж ініціювати проведення інвентаризації можуть митники, але тільки щодо матеріальних цінностей, які перебували чи перебувають під митним контролем (п. 8 ч. 1 ст. 347 Митного кодексу України).

Таке право має й Держаудитслужба. Адже за п. 4 ст. 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» від 26.01.1993 р. № 2939-XII контролери мають право вимагати від керівників підконтрольних установ проведення інвентаризації основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, коштів і розрахунків, а в разі відмови від її проведення — звернутися до суду щодо спонукання до проведення інвентаризації. Тим часом до ухвалення відповідного рішення суду каси, касові приміщення, склади й архіви опечатують на строк не більш як 24 години в присутності понятих і представників зазначених підприємств, установ й організацій.

Зазначає про таке право Держаудитслужби й п. 16 Порядку проведення інспектування Державною аудиторською службою, затвердженого постановою КМУ від 20.04.2006 р. № 550. У цій нормі сказано: посадові особи контролюючого органу мають право вимагати від керівників об’єкта контролю організації та проведення фактичної перевірки в присутності посадових осіб контролюючого органу та за участю матеріально відповідальних осіб.

Техногенні аварії, пожежі чи стихійні лиха

Варто проводити інвентаризацію й після техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха, аби зафіксувати наслідки їх руйнувань та знищення ТМЦ.

Такі інвентаризації проводять на день після закінчення таких явищ в обсязі, визначеному керівником підприємства (п. 12 Постанови № 419 й абз. 7 п. 7 р. І Положення № 879).

У разі ліквідації підприємства

У разі припинення підприємства обов’язково проводять суцільну інвентаризацію (п. 12 Постанови № 419 й абз. 8 п. 7 р. І Положення № 879).

Згідно зі ст. 111 ЦКУ, ліквідатор уживає заходів щодо інвентаризації майна підприємства, яке припиняється, а також майна, що підтверджує його корпоративні права в інших юридичних особах, виявляє та вживає заходів стосовно повернення майна, котре перебуває в третіх осіб.

Таку інвентаризацію слід провести до складання проміжного ліквідаційного балансу.

Перехід на складання фінзвітності за МСФЗ

За приписами абз. 9 п. 7 р. І Положення № 879, у разі переходу на складання фінансової звітності за міжнародними стандартами інвентаризацію проводять на дату такого переходу.

Однак якщо зараз підприємство вирішить перейти на МСФЗ із 01.01.2018, то фактично провести інвентаризацію на цю дату вже неможливо. Вважаємо, у цих випадках її проводять після прийняття такого рішення, але під час здійснення інвентаризації враховують, що в такому разі вступний баланс складають на 01.01.2018. Адже її проводять, зокрема, для трансформування вхідних залишків активів і зобов’язань на дату переходу підприємства на МСФЗ.

Така інвентаризація, безумовно, є суцільною.

Передання або відчуження майна держпідприємств чи бюджетних установ

Обов’язкову інвентаризацію також проводять (п. 12 Постанови № 419 й абз. 3 п. 7 р. І Положення № 879) у разі:

• передання/повернення майна державного підприємства чи бюджетної установи в оренду/з оренди,
• приватизації майна держпідприємства,
• перетворення держпідприємства в акціонерне товариство,
• передання держпідприємства (його структурних підрозділів) або бюджетної установи до сфери управління іншого органу управління (крім передання в межах одного органу управління).

У таких випадках користуються Положенням про інвентаризацію майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду (повертається після закінчення строку дії договору оренди або його розірвання), затвердженого постановою КМУ від 02.03.1993 р. № 158).

Під обов’язкову інвентаризацію потрапляє також майно, передане казенним підприємствам, державним комерційним підприємствам (їх об’єднанням), установам й організаціям, а також майно, передане Національній академії наук та галузевим академіям наук у безстрокове безоплатне користування, у разі його відчуження (п. 12 Постанови № 419).

Одержання претензії щодо недовантаження товарів

У разі одержання відмови постачальника задовольнити претензію щодо недовантаження товарів або одержання від покупця претензії стосовно недовантаження товарів підприємства проводять вибіркову інвентаризацію тих товарів, на які заявлені вказані претензії (п. 9 Положення № 879).

Віднесення майна до складу цілісного майнового комплексу держпідприємства

Після дати вручення держпідприємству податкової вимоги наказом керівника затверджують рішення про проведення інвентаризації майна підприємства, склад інвентаризаційної комісії та дату інвентаризації. Датою інвентаризації є дата не пізніше третього календарного дня від дати вручення підприємству податкової вимоги. Інвентаризація майна проводиться згідно із чинним законодавством і повинна бути завершена в строк до 15 к.дн. після визначеної наказом дати інвентаризації (п. 5 Положення про порядок віднесення майна до такого, що включається до складу цілісного майнового комплексу державного підприємства, затвердженого наказом ФДМ від 29.12.2010 р. № 1954).