За матеріалами видання 

Інтерактивна бухгалтерія

Доволі часто від бухгалтерів можна почути такі запитання:
• чи потрібно нараховувати аванс в облікових регістрах?
• як визначати суму авансу для виплати?
• чи можна його взагалі не виплачувати?
Тож, з’ясуймо, які вимоги встановлює трудове законодавство та як уникнути порушень під час визначення розміру авансу й розрахунку суми до виплати

Передусім наголосимо: ч. 1 ст. 115 КЗпП передбачає виплату зарплати не рідше ніж двічі на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 к.дн., та не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюють виплату. Тому невиплата авансу (зарплати за першу половину місяця) — це пряме порушення трудового законодавства. Детальніше про строки виплати авансу див. у статті «У які строки виплачувати аванс і зарплату працівникам».

Мінімальний розмір авансу: особливості визначення

Розмір зарплати за першу половину місяця (авансу) визначають у колективному договорі чи нормативному акті роботодавця, погодженому з виборним органом первинної профспілки чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (а за відсутності таких органів ― представниками, обраними й уповноваженими трудовим колективом).

Розмір авансу не може бути меншим від оплати за фактично відпрацьований час із розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника (ч. 3 ст. 115 КЗпП, ч. 3 ст. 24 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВРдалі ― Закон про оплату праці).

Першою половиною місяця вважаються перші 15 к.дн. місяця (див. лист Мінпраці від 09.12.2010 р. № 912/13/155-10).

Отже, працівникові повинні виплатити аванс у сумі, не меншій за фактично відпрацьовані робочі дні (години) із 1 по 15 число поточного місяця, виходячи із розрахунку тарифної ставки (посадового окладу).

 


Зверніть увагу! Дні відпустки, хвороби, відсутності з інших причин не вважають відпрацьованим робочим часом і не беруть участі в розрахунку суми авансу. Але дні відрядження необхідно враховувати під час обчислення суми авансу, адже ці дні вважаються відпрацьованим робочим часом.


 

Кількість робочих днів, які відпрацьовує працівник протягом першої половини місяця, може відрізнятися в різних календарних місяцях, а отже, фактична оплата за відпрацьований час буде різною. Наприклад, для 5-денного робочого тижня у 2019 році в першій половині місяця було:

  • у січні — 9 р.дн. (із 21-го);
  • у лютому — 11 р.дн. із 20-ти;
  • у березні — 10 р.дн. із 20-ти;
  • у квітні — 11 р.дн. із 21-го, а якщо було перенесення — 11 р.дн. із 20-ти;
  • у травні — 9 р.дн. із 21-го, а якщо було перенесення — 10 р.дн. із 22-х;
  • у червні — 10 р.дн. із 18-ти;
  • у липні — 11 р.дн. із 23-х;
  • у серпні — 11 р.дн. із 21-го;
  • у вересні — 10 р.дн. із 21-го;
  • у жовтні — 10 р.дн. із 22-х;
  • у листопаді — 11 р.дн. із 21-го;
  • у грудні — 10 р.дн. із 21-го (незалежно від перенесення днів).

Як бачимо, у деяких місяцях (лютий, квітень, червень, серпень, листопад 2019 року) кількість відпрацьованих робочих днів протягом першої половини місяця навіть більша, ніж у другій половині. Тому лише встановити розмір авансу в розмірі 50% тарифної ставки (посадового окладу) не вийде.

Тож, як зазначити в колдоговорі чи положенні про оплату праці порядок визначення розміру авансу (зарплати за першу половину місяця)?

Як визначити розмір авансу в колдоговорі

При цьому виникає питання: про який мінімальний розмір ідеться у ст. 115 КЗпП — нарахований чи виплачений?

Оскільки зарплату нараховують на підставі табеля обліку робочого часу за повний місяць, то суму авансу виплачують як міжрозрахункову виплату, тобто без нарахування її в регістрах бухобліку. Отже, під мінімальним розміром авансу в ст. 115 КЗпП мають на увазі суму до виплати. Однак під час його виплати потрібно сплатити ПДФО, ЄСВ і військовий збір. Тому необхідно ретельно прописати в колдоговорі, як саме визначати розмір і механізм розрахунку суми зарплати за першу половину місяця (авансу).

Визначаючи механізм розрахунку суми авансу в колдоговорі (іншому документі роботодавця), слід дотримуватися таких правил:

  • законодавство встановлює мінімальний розмір авансу, але його можна визначити й у більшому розмірі;
  • під час обчислення мінімальної суми авансу не враховують премії, доплати, надбавки, компенсаційні та заохочувальні виплати;
  • якщо працівникам установлені постійні надбавки та доплати, то розмір авансу можна встановити у відсотках до посадового окладу (тарифної ставки) з урахуванням таких постійних надбавок і доплат;
  • для працівників із відрядною оплатою праці Мінпраці радить проводити обчислення виходячи з відрядної розцінки та виробітку на підставі виконання відрядного наряду протягом першої половини місяця (див. лист від 22.11.2010 р. № 964/13/84-10).

Зверніть увагу! Суму доплати до мінімальної зарплати необхідно обчислювати під час виплати зарплати за місяць, але не при виплаті авансу. Про це йшлося у статті «Чи враховувати під час виплати авансу доплату до мінімальної зарплати» (№ 10/2017).


Варіанти визначення розміру авансу

Як свідчить нинішня практика, у колдоговорі (іншому локальному документі підприємства) можна побачити такі варіанти розрахунку суми авансу:

Варіант 1. Розмір авансу обчислюють розрахунково — залежно від посадового окладу (тарифної ставки) і кількості відпрацьованих робочих днів протягом першої половини місяця (з округленням у більший бік до 10 чи 100 грн).

Утримання із зарплати (ПДФО та військовий збір) сплачують загальними сумами, які обчислюють, застосовуючи підвищуючий коефіцієнт. Як визначити суми ПФДО, військового збору та ЄСВ, які необхідно перерахувати під час виплати авансу, ми розповідали у статті «Виплата авансу та зарплати: бухоблік й оподаткування».

Приклад 1

Посадовий оклад працівника встановлено в розмірі 8000 грн. Згідно з умовами колдоговору, суму авансу для виплати розраховують залежно від фактично відпрацьованого часу (з округленням до 10 грн). Із 1 по 7 серпня 2019 року працівник перебував у відпустці, тому за першу половину серпня ним відпрацьовано 6 р.дн.

Розмір авансу в серпні 2019 року становитиме: (8000,00 грн : 21 р.дн.) × 6 р.дн. = 2285,71 грн, з округленням у більший бік — 2290 грн, що відповідає вимогам ст. 115 КЗпП.

Оскільки це мінімальна сума авансу для виплати, слід урахувати, що під час виплати потрібно утримати ПДФО (18%) і військовий збір (1,5%), а також нарахувати ЄСВ у розмірі 22%.

Тому спочатку необхідно визначити базу оподаткування з урахуванням підвищуючого коефіцієнта: 2290 грн × (100% : (100% – (18% + 1,5%)) = 2844,72 грн. А далі — обчислити:

  • суму ПДФО: 2844,72 грн × 18% = 512,05 грн;
  • суму військового збору: 2844,72 грн × 1,5% = 42,67 грн;
  • суму ЄСВ: 2844,72 грн × 22% = 625,84 грн.

Зауважимо: ми показали, як визначити суми податків і ЄСВ під час виплати авансу для одного працівника, але нерідко такі розрахунки здійснюють виходячи із загальної суми авансу, належної до виплати всім працівникам.

Варіант 2. Розмір авансу обчислюють розрахунково — залежно від посадового окладу з урахуванням постійних надбавок (доплат) і кількості відпрацьованих робочих днів (з округленням у більший бік до 10 чи 100 грн).

Приклад 2

Посадовий оклад працівника встановлено в розмірі 7000 грн. Згідно з умовами колдоговору, суму авансу для виплати розраховують залежно від посадового окладу (з урахуванням надбавки за вислугу років) фактично відпрацьованого часу (з округленням до 100 грн). Працівнику встановлено надбавку за вислугу років у розмірі 30% посадового окладу. За першу половину серпня він відпрацював 4 р.дн, а з 1 по 9 серпня 2019 року хворів.

Розмір авансу в серпні 2019 року становить: [(7000,00 грн + (7000,00 грн х 30%)) : 22 р.дн.] × 4 р.дн. = 1654,55 грн, з округленням — 1700 грн. Суми ПДФО, ЄСВ і військового збору, які належить сплатити під час виплати авансу, визначаємо так само, як і в прикладі 1.

Варіант 3. Розмір авансу визначають у відсотках до посадового окладу (без урахування фактично відпрацьованого часу), а утримання із зарплати сплачуються загальною сумою, яку обчислюють із застосуванням коефіцієнта.

Приклад 3

Посадовий оклад працівника встановлено в розмірі 6500 грн. Згідно з колдоговором, розмір виплати авансу становить 60% посадового окладу (з округленням до 10 грн). У першій половині серпня 2019 року працівник відпрацював 11 р.дн. із 21-го.

Розмір авансу в серпні 2019 року становитиме:

6500 грн × 60% = 3900 грн.

У такому випадку сума авансу навіть перевищує мінімальний розмір авансу, установлений ч. 3 ст. 115 КЗпП, який у цій ситуації становить:

6500 грн : 21 р.дн. × 11 р.дн. = 3404,76 грн.

Суми ПДФО, ЄСВ і військового збору, які належить сплатити під час виплати авансу, визначаємо так само, як і в прикладі 1.

Зауважимо: цей варіант на практиці використовують доволі часто. Але, як розуміємо, він не передбачає прив’язки до відпрацьованого робочого часу, хоча й розмір виплати авансу навіть більший, ніж того вимагає ст. 115 КЗпП. Однак якщо працівник відпрацював не всі робочі дні в першій половині місяця (через хворобу чи відпустку), то за ним може лишитися борг на кінець місяця.

Варіант 4. Розмір авансу визначають у відсотках до посадового окладу з урахуванням постійних надбавок і доплат.

У цьому випадку, якщо розмір постійних виплат (доплат, надбавок) становить не менш ніж 20% посадового окладу, то розмір виплати авансу можна визначити, приміром, 55–60%, а виплачувати суму авансу після відрахування сум ПДФО та військового збору.

Приклад 4

Посадовий оклад працівника встановлено в розмірі 6000 грн. Згідно з колдоговором, розмір виплати авансу становить 55% посадового окладу з урахуванням надбавки за інтенсивність (з округленням до 10 грн). Працівнику встановлено надбавку за інтенсивність у розмірі 20% посадового окладу, у першій половині серпня він відпрацював 11 р.дн. із 21-го.

Розмір авансу в серпні 2019 року становитиме:

((6000 грн + (6000 грн х 20%)) × 55% = 3960,00 грн.

Зокрема, під час виплати авансу потрібно перерахувати: ПДФО — у сумі 712,80 грн (3960 грн × 18%), військовий збір ― 59,40 грн (3960 грн × 1,5%), ЄСВ ― 871,20 грн (3960 грн × 22%). Тоді до виплати належить сума авансу: 3960,00 грн – 712,80 грн – 59,40 грн =3187,80 грн. А мінімальний розмір авансу в такому випадку за вимогами ч. 3 ст. 115 КЗпП становить:

6000 грн : 21 р.дн. × 11 р.дн. = 3142,86 грн.

Отже, у цьому випадку, якщо в колдоговорі передбачити, що виплачують суму авансу після проведення утримань, вимоги ст. 115 КЗпП щодо розміру авансу будуть дотримані.

Підстави для розрахунку суми авансу

Мінімальний розмір авансу залежить від посадового окладу (тарифної ставки) і фактично відпрацьованого часу. Тому цілком логічно, що бухгалтеру потрібна інформація про відпрацьований працівниками час, аби розрахувати суму авансу для прикладів, наведених у варіантах 1 і 2.

На практиці для розрахунку суми авансу відповідальні за ведення Табеля обліку використання робочого часу (типова форма № П-5) працівники подають його до бухгалтерії за першу половину місяця. Але нерідко постає запитання: яким нормативним документом передбачено надання табеля та в які строки його потрібно подавати до бухгалтерії?

Нагадаємо: керівник підприємства має створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку та забезпечення правомірних вимог бухгалтера стосовно дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів (ч. 6 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV). Для цього керівник підприємства має затвердити правила та графік документообігу, у якому визначити обов’язковість і строки подання до бухгалтерії табеля обліку робочого часу за першу половину місяця та за повний місяць.

Підприємство самостійно може обрати один із варіантів формування Табеля обліку робочого часу за першу половину місяця, який найоптимальніше підходить йому.

Варіант 1. Надавати до бухгалтерії завірену відділом кадрів копію заповненого за першу половину місяця Табеля обліку робочого часу. Своєю чергою, необхідно вести єдиний Табель за весь повний місяць, по закінченні якого передаватиметься заповнений оригінал до бухгалтерії.

Варіант 2. За першу (із 1 по 15 число) та другу половину (із 16 по 30 (31) число) місяця формувати окремі Табелі обліку робочого часу, кожен із яких подавати до бухгалтерії у відведені строки.

Відповідні рекомендації читайте у статті «Чи заповнювати окремо Табель обліку робочого часу для виплати авансу» (№ 160/2017).


Щоб переглянути додаткові матерали на цю тему передплатіть видання Інтерактивна бухгалтерія або оформіть безкоштовно тестовий доступ на 3 дні.